酒泉市高新園人力資源有限責(zé)任公司外派員工檔案管理制度
更新時(shí)間：2021-01-22 13:38:12 | 點(diǎn)擊次數(shù)：1020次
為進(jìn)一步建立健全公司規(guī)章制度，維護(hù)公司及外派員工的合法權(quán)益，避免糾紛產(chǎn)生，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務(wù)外派員工的聘用及管理，請各部門相互配合，嚴(yán)格執(zhí)行。
第一條 基本原則
公司招聘錄用外派員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則，檔案管理機(jī)構(gòu)對外派員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
第二條 基本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司對檔案的有效利用。
（一）檔案的完整：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全配套，不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁，雜亂無章；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，嚴(yán)防對檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
（二）檔案的安全：一方面，從檔案的物質(zhì)安全上說，要努力采取科學(xué)措施，對外派員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；另一方面，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
第三條 外派員工個人檔案的形成
嚴(yán)格遵守外派員工的招錄流程，并將外派員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入外派員工個人檔案，編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目：
（一）應(yīng)聘登記表。
（二）筆試成績表及面試評價(jià)表。
（三）體測表。
（四）體檢表。
（五）培訓(xùn)登記表。
（六）考核登記表。
（七）社會保險(xiǎn)個人信息采集表。
（八）外派員工告知書。
（九）無犯罪記錄證明（聲明）。
（十）個人承諾書。
（十一）勞務(wù)協(xié)議或勞動合同及補(bǔ)充協(xié)議原件。
（十二）外派員工手冊簽收憑證（公司聯(lián)）。
（十三）個人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件。
（十四）員工離職相關(guān)材料。
（十五）解除（終止）合同證明。
（十六）其他與外派員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
第四條 檔案管理
（一）管理部門 外派員工檔案歸口公司綜合辦公室，歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編輯，統(tǒng)一管理。
（二）歸口管理
1.歸檔前，要對歸檔材料進(jìn)行鑒別，按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.歸檔時(shí)要對材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
（三）檔案的查（借）閱
1.查（借）閱外派員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可，特殊情況下須經(jīng)董事長審批，并進(jìn)行借閱登記。
2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后，可以出具證明材料。
3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。檔案借閱最長時(shí)間為一周，若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人要及時(shí)催還，必要時(shí)為其續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并要求到期歸還。
4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料，并在檔案歸還時(shí)核對材料是否完整或損壞，如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
（四）檔案的保存和銷毀
1.檔案管理人員不得對檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。
2.檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。
3.檔案原則上永久保存，對于已辭（退）職外派員工的個人檔案，原則上自離職之日起10年后方可銷毀，銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好銷毀記錄。
第五條 制度生效
（一）本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施，在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善，重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
（二）《外派員工檔案借閱申請單》、《外派員工檔案借閱登記表》、《外派員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
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